事業の運用をしていると「業務改善」というワードは最近よく聞きますよね。
ただ、業務改善とは具体的にどういうものなのか、何をすればいいのか、どのような効果が期待できるのかなどその言葉だけではわからないものです。
今回は、そもそも業務改善とは何なのか、実施する目的やメリット、全体の流れなどについて解説します。
業務改善は、業務を時代に合わせてアップデートするものです。あなたの事業はどうでしょうか。
この機会に業務改善のメリットを把握し、業務改善をすべきかどうか検討してみてください。
業務改善とは？
業務改善は、企業や組織が行うプロセスや方法を改善して、効率性、効果性、生産性を向上させる活動です。
目的は、コスト削減、作業時間の短縮、品質の向上、顧客満足度の向上などがあります。業務改善には、プロセスの見直し、新しい技術の導入、従業員のスキルアップ、作業フローの最適化など、さまざまな方法が含まれます。
既にある会社の在り方を、イマに合わせて改善し、より良い状態に持っていくことを指します。具体的には、業務の中で発生する「ムリ・ムダ・ムラ」を洗い出し、非効率な業務を改善することで、企業全体の生産性向上を目指します。
業務改善はなぜ必要なの？
業務改善は、既にある事業やそれに伴う作業を時代や、社会の変化に合わせてアップデートするものです。
多様な働き方が推奨される現代において、従業員のニーズも多様化していますよね。これまでのような残業ありきの業務が受け入れられなくなっていたり、テレワークが広がっていたり、新しい技術の発展など社会は変化しています。
そのような社会状況に合わせたアップデートは、従業員のモチベーションや人員確保に直結しています。
また、新しい技術を積極的に導入することで、不要な作業や非効率な流れを止め、効率化することでよりコア業務に専念できる環境が作れるかもしれません。
業務改善を行う4つのメリット
業務改善を行うメリットはたくさんありますが、今回は大きく3つ紹介します。
- 従業員のスキル向上
- コスト削減
- 効率化
- 品質の向上
①従業員のスキル向上
業務改善で新しい技術を投入したりすることで業務が効率的になりますよね。
効率化されると従業員にも時間的余裕が生まれます。
生まれた人員的・時間的な余裕は、新規事業の開拓やコア事業へのさらなる注力に直結します。
従業員のスキルが向上したり、モチベーション高くはたらけるようになったりすることで、組織全体の成長が見込めますよ。
②コスト削減
業務改善は、人件費やオフィスコスト、エネルギーコストなどを削減する効果があります。
業務改善により、残業が削減されることで、人件費や高熱費が抑制できたり、ペーパーレス化が進むことで、紙代やインク代の削減につながったりするので、目に見える形でコストを削減することができます。
③効率化
業務改善により、業務の見直しやシステム化が進むことで、業務が効率化し、生産性が向上します。
生産性が向上することで、限られた人員で大きな成果をあげられるようになり、企業にとっても大きなメリットといえます。
④品質の向上
業務改善により、製品やサービスの品質を高め、顧客満足度を向上させると言われます。従業員も効率化により時間に余裕が生まれ、コア業務に集中できる環境が得られるので顧客対応も良くなるでしょう。
業務改善の進め方
①業務を可視化する
改善しようとしている業務を徹底的に可視化しましょう。
まずは業務の洗い出し。ヒアリングなどから誰が何の作業を行っているのか、業務はどのようなフローで進んでいるのかなど、細かく、徹底的に聞き出すことが重要です。
②課題整理、方針決定
①の結果をベースに、課題を整理します。目に見えている課題だけでなく、それを引き起こしている「根本的な課題」を見つけ、対処を考えましょう。それを元にどのように改善していくのか方針を決定しましょう。
③実行計画の策定
②で決めた方針に基づき、実行計画を作ります。具体的にはタスクの洗い出し、実行スケジュール、実行するための体制構築などを行います。
④計画実行
ステップ3で立てた計画に沿って、システム活用、工程の自動化、外部委託などを実行します。PDCAを回すことを前提に、現場に無理が出ないように進めましょう。
⑤振り返り
計画実行の結果を振り返り、PDCAサイクルを回していきます。業務改善の振り返りは必ず行いましょう。そして、必要があればステップ2や3に戻り、改善を繰り返します。
改善活動は、「一度で完璧にする」と思わず、長期的目線を持って行うことが大切です。繰り返しの中で少しずつ理想の形に近づけていくことを意識しましょう。
業務改善で注意すること
業務改善は、経営者が勝手にやるとハレーションを生みがちです。
まずは、従業員に寄り添い、なぜ業務改善は必要なのかしっかりと意思疎通を図ることが重要です。
そして、従業員のアイデアなどを積極的に活用することを意識して進めると良いでしょう。
意図をきちんと伝える
まずは、「なぜ業務改善をするのか」をしっかり伝える必要があります。現状、上手く回っているのだとするとそこに手を入れようとするといくら従業員のためを思ってやることだとしても反発を生みます。
従業員のためを思ってやることであること、どのように改善したいのか、など従業員に隠すことなく全て話すことがまず業務改善の第一歩です。
従業員に寄り添う
従業員に寄り添わなければ何も始まりません。
長時間労働をしているのも、非効率と思われる作業をやっているのは従業員のはずです。
彼らが良いと思わないと業務改善の効果はなかなか発揮できませんよね。
従業員のニーズをしっかりと汲み取り業務改善を行いましょう。
そうは言っても何から始めれば良いのか、どのようにすれば従業員に寄り添えるのかわからないものですよね。
そんな時にはぜひ一度管理アドバイザーに相談してみてください。
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